Slik kan man optimalisere digitalt samarbeid i byggebransjen

Entreprenører verden over tar i bruk nye metoder for digital dokumenthåndtering og kommunikasjon i prosjektene sine. Den nye måten å samarbeide på, som er spesielt utformet for bransjen, gir en økt verdi og effektivitet som er uten sidestykke. Det har endret måten man arbeider sammen på for alltid.

Årsaken til at digitale verktøy har ført til så store endringer i det daglige, er blant annet muligheten til å dele informasjon på en smidigere måte. Det gir betydelige effektivitetsgevinster at det er så mye enklere å gjøre alt fra å kommunisere framdriften i prosjektet, til å dele plandokumenter med underentreprenører.

Hva er det som gjør at det digitale samarbeidet er så annerledes?

Vi skal straks se nærmere på hva som er beste praksis for digitalt samarbeid, men først ta en gjennomgang av hvordan teknologien fungerer, og hvilken ny funksjonalitet den bidrar med. Overgangen til å arbeide digitalt omfatter mye mer enn at innholdet i arkivskapene er lagret digitalt i en datamaskin.

Digitale samarbeidsverktøyer kjennetegnes av:

Ingen flere duplikater: Et av de viktigste egenskapene til digitale samarbeidsverktøy er muligheten til at alle interessentene kan samarbeide på samme dokument. Man slipper merarbeidet med å forholde seg til flere kopier av en fil. Det betyr også at risikoen for forvirring og bruk av dokumenter som ikke er oppdatert, går kraftig ned.

Oppdateringer i sanntid: Muligheten til å umiddelbart kommunisere oppdateringer og endringer gjør mye mer enn å forenkle fillagring og forhindre forvirring. Denne muligheten betyr også at man sikrer at alle teamene, enten de arbeider på kontoret, ute på byggeplassen eller utenlands har umiddelbar tilgang til oppdatert informasjon. Det effektiviserer arbeidsflyten.

Støtte for spesialiserte dokumenttyper: I et byggeprosjekt kreves det dokumenttyper som ikke er vanlige i andre bransjer. Ryggraden i et effektivt prosjektsamarbeid kan bestå av BIM-filer (Bygningsinformasjonsmodeller) som for eksempel plandokumenter i 3D. Programvare som er spesielt utviklet for byggebransjen har støtte for slike dokumenter.

Denne funksjonaliteten gir brukere på alle nivåer i et byggeselskap en bedre opplevelse. Forutsatt at de tar den nye teknologien i bruk.

Hvordan få maksimalt ut av fordelene ved digitale samarbeidsverktøy?

For å få mest mulig verdi og effektivitet i prosessene, må virksomhetene innlemme det digitale verktøyet i arbeidsflytene sine. Dette skjer dessverre ikke automatisk. Derfor er det viktig at ledelsen forstår hvordan man får mest mulig ut av den nye teknologien.

Metoder du kan bruke for å få mest ut av digitale samarbeidsverktøy:

Alle brukere må få grundig opplæring. Det er ikke sikkert at brukerne forstår hvilke funksjoner som er relevante for dem og rollen de har. Det er tilfelle selv om de digitale samarbeidsverktøyene byggebransjen bruker i dag er veldig brukervennlige. Derfor er opplæring essensielt for å lykkes. Det er viktig å lære opp brukere under innføringen av den nye programvaren.  Man må heller ikke glemme å følge opp med opplæring av nye medarbeidere. Det er mindre sannsynlig at ansatte velger å omgå den nye teknologien, dersom både gamle og nye ansatte forstår programvaren og alle fordelene ved å bruke den.

Mål brukeradopsjon og resultater

En fordel med digitalt samarbeid er at verktøyene produserer data om hvordan de brukes. Denne informasjonen kan gi ledelsen en pekepinn på i hvilken grad medlemmene i teamet får ut verdi av programvaren, og bruker den aktivt. Dermed kan ledere på ulike nivåer finne ut om det er behov for mer opplæring eller om det er nødvendig med andre forbedringer. Når man har tilgang til korrekte data, kan man repetere opplæring, rulle ut nye funksjoner, eller gi supplerende opplæring. Det er viktig å raskt få på plass effektive arbeidsflyter som virkelig utnytter de store fordelene som digitale verktøy gir. Dersom teamene på byggeplassen ikke tar dem i bruk, er det lurt å reflektere over hvorfor, og arbeide for å få opp graden av brukeradopsjon.

Alle bør inviteres inn i systemet – også underentreprenører

Det digitale verktøyets potensial kan bare hentes ut, dersom flest mulig av interessentene bruker det. Raske og smidige arbeidsflyter i prosjekter kan kun bli en realitet, dersom alle deltakere bidrar med notater og kommentarer i viktige dokumenter som BIM-planer. Digitale samarbeidsverktøy, spesielt utviklet for byggebransjen, gir også brukere utenfor organisasjonen mulighet til å enkelt opprette en brukerkonto, og dermed gjøre det mulig å arbeide med relevant informasjon i prosjektet. Dette er viktig for byggebransjen, som er avhengig av å bygge gode relasjoner med underentreprenører og tredjepartsleverandører. Siden de eksterne samarbeidspartnerne i ulike prosjekter varierer, er det viktig at det er enkelt å gi tilganger til nye brukere.