Optimaliser din dokumentstyring: 8 tips til Autodesk Docs
mars 2023Mange arkitekter og prosjekterende ingeniører har tilgang til alle verktøyene som er inkludert i en Autodesk AEC Collection. Det ikke alle vet, er at de dermed også har tilgang til et verktøy som muliggjør arbeid i samme, skybaserte versjon. Nemlig Autodesk Docs.
Noen fordeler med Autodesk Docs:
|
Autodesk Docs er alt du har bruk for i et prosjektweb og mye mer. Programmet gir deg mulighet til å styre dokumentene og prosjektene dine effektivt og sikkert. Men - med et hav av muligheter og funksjoner kan det også være en utfordring å finne frem. I denne artikkelen får du åtte tips til få mest mulig ut av Autodesk Docs.
Tips 1: Bruk versjoner til å holde styr på endringer
Autodesk Docs gir deg mulighet til å opprette ulike versjoner av dokumentene, slik at det er enkelt å holde styr på hvilke endringer som har blitt gjort og når de ble implementert. Ved å opprette en ny versjon av dokumentet hver gang det foretas vesentlige endringer kan du alltid gå tilbake til en tidligere versjon ved behov. Versjoner kan også hjelpe med å redusere risikoen for feil, fordi du har mulighet til å se nøyaktig hva som er blitt endret i et dokument over tid.
Tips 2: Bruk markeringer til å samarbeide effektivt
Autodesk Docs gjør det enkelt for deg og ditt team å samarbeide i dokumenter ved hjelp av markeringer. Med markeringer kan teammedlemmer enkelt tilføye kommentarer og notater slik at andre kan se- og reagere på dem. På den måten forbedrer du kommunikasjonen og samarbeidet på et prosjekt, da det gir mulighet til å dele tilbakemeldinger og ideer raskt og effektivt.
Tips 3: Opprett maler og unngå dobbeltarbeid
Om du ofte oppretter samme type dokumenter kan det være en god idé å opprette maler. Autodesk Docs gir deg mulighet til å opprette egne maler for å sete opp dokumenter raskt og effektivt. På den måten sparer du masse tid og sikrer at alle dokumentene i prosjektet følger de samme standardene og formatene.
Tips 4: Workflow-funksjonen hjelper deg med å håndtere godkjennelser
Autodes Docs har en workflow-funksjon som gir deg mulighet til å håndtere godkjennelsesprosesser på en enkel og effektiv måte. Workflow-funksjonen kan brukes til å opprette og tildele oppgaver til bestemte teammedlemmer og gir mulighet til å spore statusen for hver oppgave. Dermed sikrer du at alle godkjennelser og endringer blir fulgt opp.
Tips 5: Bruk automatisk versjonskontroll til å spare tid
Autodesk Docs kan hjelpe deg med å innstille dokumenter til å automatisk opprette en ny versjon hver gang en endring foretas. Arbeider du med dokumenter som hyppig oppdateres vil det spare deg masse tid, og sikre at du alltid sitter med den nyeste versjonen av dokumentet. Du kan også innstille Autodesk Docs til å automatisk oppdatere andre dokumenter eller filer som avhenger av den oppdaterte versjonen, slik som tegninger, diagrammer eller regneark.
Tips 6: Bruk filhistorikken til å spore endringer
Filhistorikken inneholder en liste over alle endringer som er foretatt på et dokument. Du kan se hvem som har foretatt endringen, og når det ble gjort. Dermed kan du enkelt spore endringene og sikre at dokumentet alltid er oppdatert.
Tips 7: Innstill tilgang og utløpsdatoer når du deler med eksterne partnere
Hvis du arbeider med eksterne samarbeidspartnere, gjør Autodesk Docs det enkelt og sikkert å dele dokumenter med dem. Du kan justere tilgangen og dermed styre hvem som kan se eller redigere dokumenter. Du kan også sette utløpsdatoer for tilgang slik at dokumentene ikke lenger er tilgjengelige lenge etter prosjektet er avsluttet. På den måten beskytter du dokumentene dine, og sikrer at de kun er tilgjengelig for de personene som har bruk for dem.
Tips 8: Bruk prosjektoversikten til å få overblikk over manglende godkjennelser og revisjoner
Autodesk Docs har en prosjektoversikt som gir brukerne et raskt overblikk over alle dokumenter og filer i prosjektet. Prosjektoversikten kan brukes til å se hvilke dokumenter som er oppdatert, og hvilke som mangler godkjennelse eller revisjon. Det er til stor hjelp hvis du har mange dokumenter og filer i prosjektet, og trenger raskt overblikk over statusen for hver enkelt.
Autodesk Docs er et fantastisk verktøy som kan hjelpe med å styre dokumenter og prosjekter effektivt og sikkert. Forhåpentligvis kan du ta med deg disse tipsene videre i din hverdag, slik at du får mest mulig ut av plattformen og sikrer at du kan arbeide effektivt og samarbeide på tvers av prosjekter.
Hvis du vil vite mer om hvordan Autodesk Docs kan gjøre underverker for samarbeidet mellom ditt team og deres eksterne samarbeidspartnere, er du hjertelig velkommen til å ta kontakt eller ta en titt på vårt on-demand webinar.
Bestill hos NTI – vi tilbyr full støtte hele veien:
- Rådgivning
- Installasjon og post-prosessor tilpasning til din maskin
- Mulighet for kurs tilpasset dine behov
- Teknisk support
