Odsherred Kommune klassificerer 150.000 m2 bygningsmasse
maj 2018Politikerne i Odsherred Kommune besluttede i 2012, at der fra 2016 skulle spares 2,6 millioner kroner om året ved en mere effektiv udnyttelse af bygningsmassen i kommunen, som udgør 150–200.000 m2. Udmøntningen af den opgave blev lagt i hænderne på afdelingsleder Thomas Winther og hans ejendomsteam.
Første skridt var at skabe et samlet overblik over kommunens bygninger og rum, deres disponering og anvendelse, samt at få de oplysninger lagt ind i et system, der nemt kan vedligeholdes fremover, fortæller Thomas Winther. Det er baggrunden for, at kommunen valgte at modellere og klassificere alle kommunens bygninger og købe et facility management system, som de klassificerede modeller kan opbevares og opdateres i. Til det formål bevilgede kommunen 1 mio. kr.
Efter en udbudsrunde blev arkitektfirmaet SCHOU BIRKENDORF arkitekter valgt til at stå for modellering og klassifikation af alle kommunens bygninger. SCHOU BIRKENDORF arkitekter har opbygget modellerne i Revit, dels ud fra de tegninger, kommunen havde på deres bygninger, dels via besigtigelse af alle bygninger for at sikre, at alle ombygninger kom med i de nye modeller.
Efter grundige overvejelser om krav til et fremtidssikret FM-system valgte Odsherreds Kommune NTI FM (tidligere kaldt "MDOC FM") fra NTI. Til klassifikation af modellen er der anvendt NTI Classify software.
Hvilket klassifikationssystem skal man vælge?
Valg af klassifikationssystem var ikke lige til, fortæller Thomas Winther, da der både er forvaltningsklassifikation, SfB, BIM7aa og CCS:
”Vi drøftede det med vores rådgivere fra SCHOU BIRKENDORF arkitekter og NTI. Det blev hurtigt klart, at SfB var det gamle og velkendte system, mens CCS var det nye dyr i åbenbaringen. Når vi spurgte folk om CCS, fik vi mange forskellige anbefalinger for og imod. Vi mødte blandt andet et argument om, at CCS er nogle underlige, uforståelige koder. For mig, som ikke er flasket op med SfB, må jeg sige, at SfB-koder er lige så underlige og uforståelige. Vi endte med at vælge CCS, fordi vi tror, det er fremtidens klassifikationssystem, og at det er det rigtige til vores behov nu og fremover. Blandt andet fordi klassifikationskoden er den samme hele vejen igennem, så vi kan til koden tilknytte forskellige egenskaber i takt med, at behovene opstår. Herved er systemet fremtidssikret. Samtidig ved vi, at hvis det går helt galt, kan vi konvertere til SfB uden de store problemer.”
Thomas Winther understreger, at kommunens medarbejdere ikke arbejder med CCS-koderne direkte:
”Det er været meget vigtigt for mig, at vores medarbejdere ikke skal forholde til CCS-koderne i det daglige arbejde. Det skal ligge skjult inde i FM-systemet, så vi kun skal forholde os til det, vi er vant til, fx toiletrum, køkken, klasseværelse, vinduer og døre og ikke en CCS-kode,” siger Thomas Winther.
Én bygning ad gangen
”Da vi startede, var vi meget bevidste om, at vi ikke skulle gå i gang med det hele på én gang. Vi valgte derfor at starte med en bygning. SCHOU BIRKENDORF arkitekter modellerede og klassificerede den første bygning, og den model lagde vi så ind i FM-systemet. Det gik ikke helt glat. Der var blandt andet problemer med, at koderne skulle stå i nogle helt bestemte felter, for at Revit og FM- systemet kunne ’snakke sammen’. Det fik vi løst med hjælp fra SCHOU BIRKENDORF arkitekter og NTI. Så prøvede vi med endnu en bygning, der var også nogle mindre udfordringer. Nu er alle problemerne løst, og det virker, fordi vi havde særligt fokus på kvalitetssikringen i modellerne. Vi får nu lagt vores bygninger ind i systemet én for én.
Vi anbefaler klart at starte småt og teste af på nogle enkelte bygninger. Så får man erfaringerne og justerer, så man er sikker på, at udvekslingen af modeller til FM-systemet virker, og den ønskede funktionalitet er til stede, inden man går i gang med hele kommunens bygningsmasse,” siger Thomas Winther.
Tag udgangspunkt i driftskravene og hold det simpelt
”Vores erfaringer er, at man skal starte med at udpege de krav, man har til sit fremtidige FM-system: hvad skal det kunne for at understøtte driften og vedligeholdelsen af kommunens bygninger? Derefter kan man vælge det rigtige-FM system. Når FM-systemet er valgt, kan man udpege de krav, der skal stilles til modellering og klassifikation af såvel nye som eksisterende bygninger, for at FM-systemet kan levere de ønskede oplysninger.
Der er det vigtigt at understrege, at vi ikke går efter at kunne trække alle data ud om hver enkelt rum og bygningsdel. Vi skal kunne trække ud de data, vi har brug for i hverdagen, og som vi magter at holde opdateret. Resten må vi skaffe på anden vis i de specielle situationer, der er brug for det. Til en start ønsker vi kun at vide, hvilke typer rum vi har i hvilke bygninger; hvor mange vinduer der er i de bygninger, hvor mange m2 gulv osv. Om det er træ-, linoleum- eller klinkegulve, det har vi ikke lagt ind i vores modeller. Det kan være, at det kommer i version 2 af systemet, fx til rengøringsplaner, men det er de overordnede data, vi har brug for i vores hverdag, og det vi har ressourcer til at lægge ind i modellen her og nu. Det er overkill at have flere data om den enkelt bygningsdel – indsatsen står ikke mål med udbyttet. Og så ved vi, at vi med CCS til enhver tid kan tilføje yderligere oplysninger om rum og bygningsdele i form af egenskaber, så vi er ikke bange for at starte med et beskedent ambitionsniveau – vi kan jo skrue op i takt med, at behovet opstår”, siger Thomas Winther.
Kommunen stiller fremover krav om 3D-modellering og CCS
”Vi har nu fået modelleret mange af vores eksisterende bygninger, og de er lagt ind i vores FM-system. Det virker, og vi har stor glæde af systemet og har opnået mange gevinster på space management-området. For nybyggeri i kommunen vil vi fremover kræve, at det er 3D-modelleret og klassificeret med CCS, så det uden yderligere arbejde kan lægges ind i vores FM-system. Vi forventer på sigt at kunne spare de 2,6 mio. kr. om året, som politikkerne har pålagt os,” siger Thomas Winther.
”Fremadrettet vil vi bruge FM-systemet og modellerne til blandt andet rengøringsplaner og til at sikre, at vi udnytter vores lokaler endnu bedre. I forbindelse med ombygning på en skole har vi for eksempel fået indrettet helt nye håndværks- og designlokaler, hvor den tidsmæssige benyttelse af lokalerne været en central drøftelse i projektet set ud fra et space-management perspektiv, idet vi gerne vil undgå, at lokalerne står tomme uden for skoletid. Denne type effektivisering af udnyttelsen kan vi bruge modeller, klassifikation og FM-systemet til i fremtiden,” slutter Thomas Winther.
Vil du vide mere?
Thomas Winther er Afdelingsleder for Ejendomme i Odsherred Kommune. For yderligere kommentarer kan du skrive en e-mail til [email protected] eller finde generelle kontaktoplysninger på afdelingen i kommunen her.
Vil du læse flere historier som denne?
Aalborg kommune øger kendskabet og dataoverblikket
Professionshøjskolerne vil udvikle fælles system til Facility Management
Ønsker at du at få mere at vide om de fordele, du kan opnå med vores Facilities Management System?
