Skip to main content Search Basket

Effektiv administration af 15.000 lejemål

Facility management

Boligkontoret Danmark administrer dagligt 59 boligselskaber, hvor de udfører alle administrative, økonomiske og tekniske opgaver. Her kan du læse om, hvordan de er gået fra gule post-its til en digital løsning til at håndtere drift og vedligehold af de mange lejeboliger.      

 

Udfordring

Hvordan er Boligkontoret Danmark gået fra manuel håndtering med gule post-its til en digital løsning til at håndtere og effektivisere opgave- og ressourcestyring i forbindelse med den daglige drift og vedligehold?

Løsning

Med e-drift (NTI FM) har Boligkontoret Danmark fået en digital løsning til drift og vedligehold understøttet af en kalenderfunktion. Her er det muligt at planlægge, håndtere og organisere alle opgavetyper, som alle ejendomsfunktionærer let kan tilgå i marken.

Resultat

”E-drift er et godt planlægningsværktøj. Vi kan arbejde bedre på tværs og har opnået en langt mere effektiv proces og bedre opfølgning på opgaverne, som har bidraget til en mere effektiv administration af 15.000 lejemål.”


Boligkontoret Danmark administrerer på daglig basis 31.000 lejeboliger for en lang række boligselskaber samt ældre- og plejeboliger i kommuner/regioner over hele landet. Her er målsætningen at sikre velfungerende boligorganisationer, boliger og boligområder ved at levere boligadministration skræddersyet efter kundernes behov samt en tilpasset og nærværende service af høj kvalitet.

Tilbage i juni 2016 indgik BL – Danmarks Almene Boliger, regeringen og Kommunernes Landsforening en aftale om at effektivisere sektorens drift med 1,5 mia. kr. for at holde huslejeudgifterne på et stabilt niveau og sikre penge til vedligehold af almene boliger. En målsætning, som skulle være realiseret i 2020-regnskaberne som konsekvens af, at driftsudgifter i sektoren i en årrække var steget markant.

 

Hvem kan du møde i artiklen?

  • Adam Brun Andersen, driftssekretariatschef

  • Yousef Ayad, drifts- og ledelseskonsulent

I den forbindelse manglede Boligkontoret Danmark en digital løsning til at håndtere og effektivisere opgave- og ressourcestyringen i forbindelse med den daglige drift. Adam Brun Andersen, driftssekretariatschef ved Boligkontoret Danmark, uddyber:    

Overordnet set søgte vi en sammenhængende løsning, der var integreret med vores økonomisystem, men også særligt med vores lejemålskartotek for at få de fundamentale oplysninger med ud, når vi håndterer beboerservicehenvendelser. Derudover var kravet et simpelt system, der kan anvendes af alle med integration til Outlook; herunder en kalenderstyringsfunktion. For hos os handler det meget om den tidsmæssige styring. Hvor skal vi være og hvornår? Og har vi været de steder, vi har aftalt på det givne tidspunkt?”

 

2 facts om Boligkontoret Danmark ...
  • non-profit, alment administrationsselskab, der fungerer som administrator og konsulent for almene boligforeninger og boligselskaber.
  • udføre alle administrative, økonomiske og tekniske opgaver i forbindelse med administration af alment boligbyggeri under opførelse og i drift.

Yousef Ayad, drifts- og ledelseskonsulent ved Boligkontoret Danmark, har med ansvaret for driften af to boligselskaber haft hænderne dybt nede i driften og stiftet bekendtskab med de mange udfordringer, som gjorde hverdagen besværlig:

Tidligere var opgaverne og håndteringen meget lokalstyret af fx en ejendomsmester, varmemester, lokalinspektør osv., som tog imod beboerhenvendelser og efterfølgende håndterede dem individuelt. I forbindelse med, at vi satte øget fokus på effektiv drift, slog vi flere ejendomskontorer sammen til et. Det betød, at styringen af beboerhenvendelser blev centralt placeret, men ofte indleveret i papirform, som efterfølgende blev tildelt de medarbejdere og teams, som skulle løse dem.”

Den manuelle håndtering og fordeling af opgaver i papirform resulterede i manglende overblik, og som konsekvens opstod der fejl. Derudover var det fra centralt hold svært at sikre den nødvendige opfølgning på opgaverne; om opgaverne blev fuldført eller ej.   

 

100 % opgradering: Fra gule post-its til digital løsning  

 

I dag har Boligkontoret Danmark erstattet de gule post-its med en digital løsning, som skaber de nødvendige rammer for drift og vedligehold af boligkontorets mange lejeboliger. NTI FM, i daglig tale e-drift ved Boligkontoret Danmark, er i dag nøglesystemet for mere end 120 brugere fordelt på ejendomsfunktionærer og kontorpersonale, som giver det komplette overblik over opgaver understøttet af en kalenderfunktion. 

 

NTI FM vs. e-drift

Ved Boligkontoret Danmark går NTI FM under navnet e-drift. De overordnede rammer for løsningen, er de samme. Du kan læse mere om NTI FM her.

Her er det muligt at planlægge, håndtere og organisere alle opgavetyper; både de mindre planlagte og akutte driftsopgaver, som udføres på ugebasis, men med tiden også de større og længerevarende vedligeholdelsesopgaver.

I korte træk betyder det, at når beboerhenvendelserne tikker ind i fællesdriften hos fx Boligselskabet Nordsjælland, så sidder en driftsleder og to driftssekretærer og danner sig et overblik over henvendelserne, som herefter bliver oprettet i e-drift med angivelse af tid og sted for løsning af opgaven og efterfølgende tildelt en ejendomsfunktionær. Det gør det let og ligetil for de mange ejendomsfunktionærer hver morgen at danne sig et hurtigt overblik over dagens arbejdsopgaver; både i forhold til beboerservice i lejlighederne, men også de andre planlagte driftsopgaver som at slå græs, samle skrald osv. Alle planlagte opgaver kan tilgås af medarbejderne fra deres telefoner i marken.

Derudover sikrer integrationen mellem e-drift og ERP-systemet, at det er muligt at danne rekvisitioner, bestillingssedler på de opgaver, hvor det er nødvendigt, direkte fra ERP. Her bliver data om selskab, afdeling, lejemål, lejer, kontonummer og bogføring samt arbejdsbeskrivelse automatisk tilknyttet, hvorefter den pågældende medarbejder i kreditorkartoteket selv vælger håndværkeren, der skal udføre den konkrete opgave. Herefter skifter opgaven status/farve i e-drift, så det er tydeliggjort, at der er rekvireret en håndværker til opgaven.    

Det kører som en integreret del og har været et stærkt ønske fra start, at der var en direkte kobling mellem økonomisystem og e-drift,” fortæller Adam og Yousef tilføjer: ”Her kommer løsningen til sin ret. Når fx en ejendomsfunktionær opdager en skade, der skal udbedres, er det muligt at tage billeder for at dokumentere skaden og tilknytte det i e-drift. Det styrker videndelingen og gør det lettere for den pågældende håndværker at tilgå problemet.”    

Et velfungerende planlægningsværktøj

E-drift er et godt planlægningsværktøj i dagligdagen, og vi kan arbejde langt bedre på tværs. Det betyder, at vi har opnået en langt mere effektiv proces og bedre opfølgning på opgaverne tilknyttet driften,” uddyber Yousef, og Adam supplerer: ”Det essentielle for os har været at sikre en løbende professionalisering af ejendomsdriften, og her er e-drift afgørende for succes.”

Derudover måler Boligkontoret Danmark også succesraten på de udførte opgaver, der bliver meldt ind; er lejerne tilfredse med de reparationer, der bliver udført? Og bliver de lavet inden for den allokerede tidsramme? Samtidig går de også i dybden med antallet og fordelingen af henvendelser.

Vi kigger meget på, hvordan henvendelserne fordeler sig i forhold til boligafdelinger, geografisk lokation, beboere, bygninger osv. for løbende at få nogle erfaringstal og et datagrundlag til at vurdere normeringer i driften på forskellige funktioner, og hvor der er behov for forebyggende vedligehold for at minimere antallet af beboerservicehenvendelser. Helt naturligt, kan vi se, at der fx er en grad af sammenhæng mellem, hvor nedslidt byggeriet er, og hvor mange henvendelser vi får,” forklarer Adam.       

Men e-drift er en løsning med mange muligheder. Og derfor er Boligkontoret Danmark stadig ikke i mål med at udnytte systemet fuldt ud, og potentialet for at realisere yderligere gevinster ved løbende at identificere udviklingsmuligheder er en løbende opgave.  

Et af de områder, der i fremtiden vil blive satset på, er at få udviklet et login via et website, hvor lejerne kan indberette opgaver og skader.

En medarbejder besvarer mere end 60 opkald om dagen. Det er en stor belastning for kontorpersonalet. Ved at gøre indberetningen digital får vi frigjort tid til behandlingen af henvendelser, så de bliver løst hurtigt,” uddyber Adam.

 

Realiserede og fremtidige gevinster 
  1. Velfungerende planlægningsværktøj, som er integreret med Outlook, der skaber overblik og struktur på planlagte opgaver.
  2. Let tilgængelig information og gennemsigtigt for alle i teamet. Hvem udfører hvilke opgaver og hvornår, og hvad er status?   
  3. Dokumentation og statusoversigter på opgaver i forhold til brugt og planlagt arbejdstid præsenteret ved hjælp af dashboards med aktuelle nøgletal.

Samtidig er målsætningen, at opgaverne fra langtidsplanerne skal integreres i e-drift; fx hvis der er større opgaver, der skal udføres over en længere periode, som et nyt tag, udskiftning af vinduer osv. ”Det gør det lettere at præsentere et realistisk billede og helhedsindtryk af planlagte opgaver, men også aktuelle statusoversigter på igangværende, større opgaver overfor fx en bestyrelse,” forklarer Yousef.   

 

Et godt råd: start i det små  

Digitaliseringen vil indhente os alle før eller siden. Derfor er kravet til fremtiden også at nytænke, innovere og implementere nye og smartere digitale måder at arbejde på. En ting er dog at finde den rigtige løsning. Noget andet er at sikre brugen blandt medarbejderne. For det vil betyde ændrede arbejdsgange og nye måder at tilgå sit arbejde på, hvor mange befinder sig godt med at gøre, ”som vi plejer”. Derfor kan spændet fra at implementere en ny digital løsning til også at bruge den være lang. ”Derfor er det vigtigt med en grundig introduktion”, forklarer Yousef.

Derudover kan der hos nogle medarbejdere også opstå usikkerhed, for ”hvad har det af betydning for mit job?”. ”På nogle områder har vores medarbejdere også været betænkelige. Derfor er mit bedste råd at starte med de mest basale og akutte forhold, herunder det der bliver indberettet af beboerne, hvor det er afgørende at få hurtigt styr på opgaverne og så efterfølgende langsomt skalere op, fx med opgaver i forbindelse med serviceaftaler og eftersyn. Udover, at det sikrer et passende tempo til at få bygget et opgavelandskab op i, så drukner ejendomsfunktionærerne ikke i nye måder at arbejde på,” fortæller Adam.

Derudover handler det i sidste ende også om at videreføre den viden og erfaring, der ligger solidt plantet hos nøglemedarbejderne på driftsområdet, hvor man i fremtiden vil opleve en stor udskiftning.  

Den viden, de besidder individuelt eller har skrevet op på gule sedler, skal vi have spredt ud i organisationen, så alle har mulighed for at opnå indsigt. Det vil i fremtiden gøre det langt lettere at køre nye medarbejdere ind, og her er vi godt på vej med e-drift,” slutter Adam.

I dag har Boligkontoret Danmark koblet 18 boligselskaber med 15.000 lejemål op på e-drift.

Vil du vide mere?

Kontakt os i dag

Christian Bøgelund Madsen

Salgschef, NTI FM

+45 44 35 07 62