Effektiv administration af 15.000 lejemål

I den forbindelse manglede Boligkontoret Danmark en digital løsning til at håndtere og effektivisere opgave- og ressourcestyringen i forbindelse med den daglige drift. Adam Brun Andersen, driftssekretariatschef ved Boligkontoret Danmark, uddyber:   

Her er det muligt at planlægge, håndtere og organisere alle opgavetyper; både de mindre planlagte og akutte driftsopgaver, som udføres på ugebasis, men med tiden også de større og længerevarende vedligeholdelsesopgaver.

I korte træk betyder det, at når beboerhenvendelserne tikker ind i fællesdriften hos fx Boligselskabet Nordsjælland, så sidder en driftsleder og to driftssekretærer og danner sig et overblik over henvendelserne, som herefter bliver oprettet i e-drift med angivelse af tid og sted for løsning af opgaven og efterfølgende tildelt en ejendomsfunktionær. Det gør det let og ligetil for de mange ejendomsfunktionærer hver morgen at danne sig et hurtigt overblik over dagens arbejdsopgaver; både i forhold til beboerservice i lejlighederne, men også de andre planlagte driftsopgaver som at slå græs, samle skrald osv. Alle planlagte opgaver kan tilgås af medarbejderne fra deres telefoner i marken.

Derudover sikrer integrationen mellem e-drift og ERP-systemet, at det er muligt at danne rekvisitioner, bestillingssedler på de opgaver, hvor det er nødvendigt, direkte fra ERP. Her bliver data om selskab, afdeling, lejemål, lejer, kontonummer og bogføring samt arbejdsbeskrivelse automatisk tilknyttet, hvorefter den pågældende medarbejder i kreditorkartoteket selv vælger håndværkeren, der skal udføre den konkrete opgave. Herefter skifter opgaven status/farve i e-drift, så det er tydeliggjort, at der er rekvireret en håndværker til opgaven.    

”Det kører som en integreret del og har været et stærkt ønske fra start, at der var en direkte kobling mellem økonomisystem og e-drift,” fortæller Adam og Yousef tilføjer: ”Her kommer løsningen til sin ret. Når fx en ejendomsfunktionær opdager en skade, der skal udbedres, er det muligt at tage billeder for at dokumentere skaden og tilknytte det i e-drift. Det styrker videndelingen og gør det lettere for den pågældende håndværker at tilgå problemet.”    

Et velfungerende planlægningsværktøj

”E-drift er et godt planlægningsværktøj i dagligdagen, og vi kan arbejde langt bedre på tværs. Det betyder, at vi har opnået en langt mere effektiv proces og bedre opfølgning på opgaverne tilknyttet driften,” uddyber Yousef, og Adam supplerer: ”Det essentielle for os har været at sikre en løbende professionalisering af ejendomsdriften, og her er e-drift afgørende for succes.”

Derudover måler Boligkontoret Danmark også succesraten på de udførte opgaver, der bliver meldt ind; er lejerne tilfredse med de reparationer, der bliver udført? Og bliver de lavet inden for den allokerede tidsramme? Samtidig går de også i dybden med antallet og fordelingen af henvendelser.

”Vi kigger meget på, hvordan henvendelserne fordeler sig i forhold til boligafdelinger, geografisk lokation, beboere, bygninger osv. for løbende at få nogle erfaringstal og et datagrundlag til at vurdere normeringer i driften på forskellige funktioner, og hvor der er behov for forebyggende vedligehold for at minimere antallet af beboerservicehenvendelser. Helt naturligt, kan vi se, at der fx er en grad af sammenhæng mellem, hvor nedslidt byggeriet er, og hvor mange henvendelser vi får,” forklarer Adam.       

Samtidig er målsætningen, at opgaverne fra langtidsplanerne skal integreres i e-drift; fx hvis der er større opgaver, der skal udføres over en længere periode, som et nyt tag, udskiftning af vinduer osv. ”Det gør det lettere at præsentere et realistisk billede og helhedsindtryk af planlagte opgaver, men også aktuelle statusoversigter på igangværende, større opgaver overfor fx en bestyrelse,” forklarer Yousef.   

Et godt råd: start i det små  

Digitaliseringen vil indhente os alle før eller siden. Derfor er kravet til fremtiden også at nytænke, innovere og implementere nye og smartere digitale måder at arbejde på. En ting er dog at finde den rigtige løsning. Noget andet er at sikre brugen blandt medarbejderne. For det vil betyde ændrede arbejdsgange og nye måder at tilgå sit arbejde på, hvor mange befinder sig godt med at gøre, ”som vi plejer”. Derfor kan spændet fra at implementere en ny digital løsning til også at bruge den være lang. ”Derfor er det vigtigt med en grundig introduktion”, forklarer Yousef.

Derudover kan der hos nogle medarbejdere også opstå usikkerhed, for ”hvad har det af betydning for mit job?”. ”På nogle områder har vores medarbejdere også været betænkelige. Derfor er mit bedste råd at starte med de mest basale og akutte forhold, herunder det der bliver indberettet af beboerne, hvor det er afgørende at få hurtigt styr på opgaverne og så efterfølgende langsomt skalere op, fx med opgaver i forbindelse med serviceaftaler og eftersyn. Udover, at det sikrer et passende tempo til at få bygget et opgavelandskab op i, så drukner ejendomsfunktionærerne ikke i nye måder at arbejde på,” fortæller Adam.

Derudover handler det i sidste ende også om at videreføre den viden og erfaring, der ligger solidt plantet hos nøglemedarbejderne på driftsområdet, hvor man i fremtiden vil opleve en stor udskiftning.  

”Den viden, de besidder individuelt eller har skrevet op på gule sedler, skal vi have spredt ud i organisationen, så alle har mulighed for at opnå indsigt. Det vil i fremtiden gøre det langt lettere at køre nye medarbejdere ind, og her er vi godt på vej med e-drift,” slutter Adam.

I dag har Boligkontoret Danmark koblet 18 boligselskaber med 15.000 lejemål op på e-drift.