Prozessoptimierung durch eine Geschäftsprozessanalyse

Definition von Business Process Analysis (BPA):

BPA bedeutet „Optimierung betrieblicher Prozesse“. Hierbei geht es um eine Geschäftsprozessanalyse. Mit Hilfe einer strukturierten Methode werden Lücken in aktuellen Prozessen und Systemen der industriellen Produktion im Mittelstand ermittelt und offengelegt.

Unser Ziel ist es…

… bestimmte Maßnahmen festzulegen die kurz, mittel und langfristig zu konkreten Verbesserungen führen. Die Maßnahmen werden in einem Aktionsplan festgehalten, monetär bewertet und die Umsetzung in einer Roadmap zeitlich erfasst. Dieses Verfahren beruht auf mehrfach erfolgreich durchgeführten BPA bei Kunden und wurde somit in unser Consulting-Portfolio aufgenommen.

Geschäftsprozesse welche von der Prozessanalyse betroffen sind:

Bei einer durchgeführten Business Prozess Analyse werden verschiedene Prozesse analysiert und ausgewertet.

Darunter fallen folgende Bereiche:

• Projektmanagement
• Entwicklungsprozess
• Konstruktionsprozess
• Zusammenarbeit innerhalb der Teams
• Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten

Doch die Frage stellt sich oft, welche Abteilungen von einer BPA betroffen sind. Dazu gibt es eine Studie welche offen legt, in welchen Bereichen die meisten Probleme in Betrieben auftreten.

Interview mit unserem Experten

Für dieses spannende Thema BPA haben wir bei der NTI Kailer Experten mit langjähriger Erfahrung. Einer von Ihnen ist Alexander Schurr. Er wird uns heute die wichtigsten Fragen rund um die BPA beantworten.

Hallo Alex, vielen Dank für das Interview. Meine erste Frage bezieht sich nach den genannten Vorteilen nochmals auf den Mehrwert, den eine BPA mit sich bringt. Was bietet solch eine Analyse dem Kunden?

Eventuell gibt es im Unternehmen ein Bauchgefühl, dass man den ein oder anderen Prozess verbessern könnte. Eine BPA geht u.a. diesem Bauchgefühl auf den Grund und belegt die Potenziale mit Zahlen. Sie identifiziert also die wirtschaftlich relevanten Probleme. Darüber hinaus werden diese Potenziale mit eine ROI Betrachtung belegt. Als Unternehmen kann ich dann also gut erkennen, welche Optimierungen welchen Nutzen bringen und wann sich die Investitionen amortisieren. Denn jede Investition in einem Unternehmen muss nicht nur wirtschaftlich sinnvoll sein, es gilt auch, das Risiko einzugrenzen, die mit einer Veränderung einhergeht. Eine Prozessanalyse gibt Ihrem Projekt daher eine sichere Grundlage.

Was sind die prägendsten Erkenntnisse vor und nach einer durchgeführten BPA beim Kunden?

Sehr oft sind die offensichtlichen Potenziale gar nicht diejenigen die den größten Nutzen bringen, sondern finden sich in Prozessen oder Abteilungen wieder wo man sie gar nicht vermutet hat. Der aus der Analyse resultierende Projektplan gibt Erkenntnisse darüber welche Maßnahmen schnell den gewünschten Nutzen bringen. Diese Priorisierung der Maßnahmen ist enorm hilfreich, denn die eigenen Ressourcen, die zur Umsetzung eines Projekts nötig sind, sind ja auch nur begrenzt verfügbar. Nicht zu unterschätzen ist: wenn die Mitarbeiter in einer BPA einbezogen sind, ist die Akzeptanz oder auch die Motivation für Veränderungen deutlich größer, als wenn solche Pläne direkt von der GL angewiesen werden und die Mitarbeiter mit Veränderungen überrascht werden. Ganz nach dem Motto „Betroffene zu Beteiligten machen“.

Wen spricht eine Business Process Analysis an?

Eine BPA kann immer dann sinnvoll sein, wenn der Informationsgehalt von Daten im Laufe der Wertschöpfung ansteigt. Der Fall tritt immer dann ein, wenn Daten, seien es CAD-Daten, Excel-Listen, Berichte, Stücklisten usw. von Abteilung zu Abteilung übergeben werden. Oftmals treten Informationsbrüche zu Tage, die man auch als langjähriger Mitarbeiter nicht vermutet hätte. Eine Prozessanalyse betrachtet grundsätzliche alle Abteilungen, die in der Wertschöpfungskette beteiligt sind. Darum sollte die Entscheidung für eine solche Analyse auch von der Geschäftsleitung kommen.

Gibt es Vorschriften für Kunden, die sich dafür interessieren? Also was sie zu beachten haben etc?

Ja, das gibt es! Es gelten einige Regeln: Alle Ergebnisse entstehen ausschließlich aus den Aussagen der Mitarbeiter. Oftmals ist es ratsam, die Ergebnisse vertraulich zu behandeln, damit wirklich alle Probleme und Potenziale auf den Tisch kommen. Die Aussagen der Mitarbeiter sind subjektiv, werden aber von der Gruppe abgesegnet und können mit objektiven Marktdaten verglichen werden. Die Ergebnisse sind nicht an ein Produkt oder an die Lösung eines Herstellers gebunden. Ebenso gilt es, mögliche Optimierungspotenziale nicht zu euphorisch zu bewerten, umso vorsichtiger diese Einschätzung stattfindet, umso aussagekräftiger ist sie.

Welchen Umfang hat eine Geschäftsprozessanalyse und wie sieht der Ablauf aus?

Ein sinnvoller Umfang einer Prozessanalyse ist abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl der betroffenen Abteilungen, der Komplexität der Wertschöpfungskette etc. Im Wesentlichen besteht eine BPA aus der Aufnahme vor Ort, der Auswertung der Ergebnisse, der Lösungsausarbeitung und natürlich der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die Entscheider ebene. Die Erfahrung zeigt, dass die gesamte Investition einer von uns durchgeführten BPA mit allen genannten Schritten zw. 4 und 10 Tagen einnimmt.

Sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie und stellen Ihnen unsere Methode detalliert vor. Wir freuen uns auf das Projekt Prozessanalyse auch in Ihrem Hause.

Ihr NTI Kailer Team