Autodesk Lizenz Prüfung – Jederzeit vorbereitet sein mit Software Asset Management der NTI (Teil 2)

Tipps vom Fachexperten

In diesem Interview mit Susanne Unglaub, SAM-Managerin bei der TechData & Co. OHG, erfahren Sie, wie Sie sich vor einem Autodesk-Lizenzaudits vorbereiten können und auf welche „Stolpersteine“ Sie achten sollten.

NTI: „Frau Unglaub, Sie sind ja schon seit Jahren Expertin für die rechtskonforme Nutzung von Autodesk-Lizenzen. Können Sie uns verraten, auf welche Punkte Autodesk Endkunden besonders achten müssen?“

Frau Unglaub: Manche Unternehmen haben einen Ansprechpartner, Mitarbeiter oder eine Abteilung, die sich um die Softwareverwaltung und die Kontrolle kümmern. Diese haben in der Regel den Überblick über die installierten und eingesetzten Software-Lizenzen der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Abteilungen, kennen die genutzten Softwareversionen, koordinieren und verwalten die Lizenzbestellungen beim Fachhändler, kennen sich mit den Lizenzbestimmungen des Software-Herstellers aus und stellen interne Richtlinien für die Nutzung der Software auf.

Sollte es keine Lizenz-Überwachung im Unternehmen geben, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass im Laufe der Zeit die Übersicht verloren geht und es zu einer Schieflage kommt und die Autodesk-Software eben nicht mehr entsprechend der Nutzungsbedingungen eingesetzt wird. Bei einem Audit werden dann Lizenzverstöße aufgedeckt, die den Kunden sehr häufig gar nicht bewusst sind. Die Konsequenzen können hohe Nachzahlungen sein, mit denen der Kunde natürlich erstmal nicht rechnet. Auch der Geschäftsführung eines Unternehmens ist häufig nicht klar, dass sie für Lizenzverstöße haften. SAM ist also immer „Chefsache“.

NTI: „Frau Unglaub, können Sie uns ein Beispiel zu einer so genannten Lizenzfalle nennen? “

Frau Unglaub: „Zum Beispiel kommt es gerade jetzt in Corona Zeiten mit dem Thema „Home Use“ bei Multi User Lizenzen immer wieder zu Lizenzverstößen. Es ist schwer kontrollierbar, ob Lizenzen vom Server gezogen werden oder ob von den Anwendern die Home Use Lizenz eingesetzt wird.

Eine weitere „Falle“, die viele Nutzer nicht kennen liegt in der Nutzung von Autodesk Vorgängerversionen bei Kunden, die Ihre Dauerlizenz nicht eingetauscht haben und deren Wartungspläne abgelaufen sind. Autodesk gewährt die Nutzung von mittlerweile 5 Vorgängerversionen. Manche Kunden haben unterschiedliche Versionsstände bei Kundenprojekten im Einsatz oder wenn es der Auftraggeber vorschreibt. Viele Kunden sind sich nicht darüber im Klaren, dass dieses Vorgängerversions Nutzungsrecht nicht mit der Dauerlizenz an sich verbunden ist, sondern ein Vorteil des Wartungsplans ist. Derzeit laufen viele Wartungspläne aus, da sie nicht mehr verlängert werden können. Wir erleben täglich, dass Kunden nicht darauf vorbereitet sind, dass sie fortan nur noch mit der zuletzt aktivierten Version arbeiten dürfen und Vorgängerversionen von den Computern entfernen müssen. Werden also weiterhin ältere Versionen auf Rechnern gefunden ist das ein Lizenzverstoß, der bei einem Audit in Rechnung gestellt wird.

Ein weiterer Punkt ist, dass diese nur auf dem gleichen PC installiert sein dürfen, wie die aktuelle Version und natürlich nicht auf unterschiedlichen Computern. Im Laufe der Zeit kann es vorkommen, dass man auch hier den Überblick verliert und es kommt zu Überinstallationen.

Aber auch beim neuen Lizenzmodell, das Abonnement (Subscription) gibt es Dinge zu beachten. Obwohl man hier unabhängig von der Hardware ist, darf eine Softwarelizenz nicht mehr als 3x installiert werden – und natürlich nur einmal geöffnet sein. Auch hier kann man schnell den Überblick verlieren, welche Softwarelizenz wie oft installiert wurde.

Auch der Wechsel von einer Dauerlizenz auf das Abonnement Modell hat besondere Nutzungsbedingungen. Generell können sich die Nutzungsbedingungen natürlich auch ändern, daher ist es wichtig sich immer informiert zu halten.

NTI: Können Kunden sich vor einem Audit schützen oder vorbereiten?

Frau Unglaub: Wir sagen immer: „es ist nicht die Frage, ob Sie irgendwann eine Audit Ankündigung bekommen, sondern wann!“ Dies könnte also jederzeit passieren.

Gemeinsam mit der NTI können wir Autodesk Kunden im Vorfeld darauf vorbereiten und den aktuellen Lizenzbestand überprüfen, etwaige Mängel beseitigen und dafür sorgen, dass Sie auf der sicheren Seite sind. In einem SAM-Projekt (Software Asset Management), überprüfen wir die Lizenz-Landschaft und bereinigen diese, falls es nötig ist. Nach diesem Projekt erhalten Sie eine Bescheinigung, dass Ihre Lizenzen zu diesem Zeitpunkt rechtskonform genutzt werden.

Vorteil und Ziel eines SAM-Projekts ist, dass der Kunde einen Überblick über seine Lizenzlandschaft bekommt und damit die Möglichkeit erhält „aufzuräumen“. Installationen, die nicht mehr benötigt werden, können entfernt werden und man kann die Compliance durch Nachlizensierung wieder herstellen. Bei einem Audit ist das so nicht möglich. Für jede Lizenz, die nicht „compliant“ ist, muss eine entsprechende Subscription nachgekauft werden, in der Regel handelt es sich um einen 3-Jahresvertrag. Für Software, die tatsächlich gar nicht mehr benötigt wird, ist das natürlich sehr ärgerlich  - und auch teuer.

Die Kosten, die für ein SAM Projekt anfallen, sind demgegenüber sehr gering.

Es kann auch sein, dass während des SAM-Projekts festgestellt wird, dass der Kunde überlizenziert ist. Der Kunde kann dann bei den anstehenden Verlängerungen die überflüssigen Lizenzen auslaufen lassen.  Auch Konsolidierung von Versionsständen und Produktvielfalt kann ein Ziel eines SAM Projektes sein.

Gegen ein Audit können Sie nichts tun, aber gemeinsam können wir im Vorfeld Ihren Lizenzbestand überprüfen und bereinigen, damit Sie auf ein Audit vorbereitet sind und nichts zu befürchten haben.

Kommen Sie rechtzeitig auf uns zu, bevor Sie eine Audit-Anfrage von Autodesk erhalten!

Die Inhalte von unserem NTI-SAM Projekt

Durch unseren NTI-SAM-Service erhalten Sie die nötige sichere Grundlage zur vollständigen lizenzrechtlichen Compliance. Schützen Sie sich vor Unterlizensierung und den damit einhergehenden Kosten und sichern Sie Ihre IT-Infrastruktur durch unser professionelles NTI Software Asset Management ab.

Was wir Ihnen bieten:

• Terminierung eines SAM-Projektes durch Sie als Kunden
• Ganzheitliche Betrachtung der installierten Software und das Hinterfragen des tatsächlichen Bedarfs
• Sie erhalten einen kompletten Überblick über die Lizenzsituation durch Erstellung einer rechtsicheren Lizenzbilanz

Ein individuelles NTI-SAM Projekt bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Rechtliche Sicherheit
• Optimale, wirtschaftliche Softwarenutzung und damit Kostenersparnis
• Transparenz
• Schutz vor den Folgen eines Audits
• Optimierung der Arbeitsabläufe
• Projektablauf nach ISO

Haben Sie nun Interesse oder konnten Defizite bei sich im Unternehmen feststellen? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir unterstützen Sie in allen Fragen und Anliegen.

Sie möchten mehr zu diesem Thema lesen? Dann finden Sie hier Teil 1 unserer Serie "Autodesk Lizenzrecht und SAM-Service".

Haben Sie dazu Fragen oder weitere Anliegen?

Dann kontaktieren Sie uns gerne.