Umstieg auf Vault und Anbindung an ein ERP-System beim Anlagenbauer BÄR + Co.
Oktober 2020180.000 Datensätze ziehen um - Wie Bär + Co. Anlagentechnik GmbH den Umstieg von PSP2Vault meisterte
Forderung
Der Umstieg von Productstream Professional (PSP) auf Autodesk Vault sowie die Anbindung an das ERP-System.
Lösung
Intensive Projektbetreuung, Schulung und gründliche Testphase. Verknüpfung von Vault & ERP-System durch die Standard-Schnittstelle der NTI Kailer.
Ergebnis
Reibungslose Umstellung trotz komplexer Forderung. Automatisierung & Verbesserung vom Arbeitsablauf.
Das Unternehmen
Seit 1986 ist Bär + Co. Anlagentechnik GmbH aus Steißlingen Spezialist für Kühlmittelreinigungs- und Späneförderanlagen. Anfangs noch am Zeichenbrett, später mit 2D-Programmen, konstruieren sie ihre Maschinen seit 2011 mit Autodesk Inventor. Als Produktdatenmanagementsystem verwendeten die Mitarbeiter jahrelang Productstream Professional (PSP). Weil die Software bereits seit einiger Zeit nicht mehr unterstützt wird, musste eine Alternative her. Nach längerer Erprobungsphase ist BÄR 2020 auf Autodesk Vault Professional umgestiegen.
Zu den langjährigen Kunden von BÄR zählen neben kleinen metallverarbeitenden Betrieben viele namhafte Automobilhersteller auf der ganzen Welt. Am Standort in Steißlingen bietet das Unternehmen Lösungen, mit denen Kühlmittel effizient gereinigt und Späne gefördert und abgeschieden werden. Da viele Kunden spezielle Anforderungen haben, werden die Anlagen oft individuell gefertigt. "Unsere Anlagen, meist aus Blech gefertigte Behälter mit Verrohrungsbestandteilen, konstruieren wir mit Autodesk Inventor – und seit kurzem mit Vault", erklärt Rainer Straub, Maschinenbautechniker und Konstruktionskoordinator bei BÄR.
Kühlmittelanlage zum Abscheiden von Partikeln aus Flüssigkeiten
Gründliche Testphase vor der Umstellung auf Vault
Das Grundkapital des Maschinenbauers bilden die 180.000 Datensätze von Maschinen- und Zubehörteilen, aus denen die Kundenwünsche maßgeschneidert werden. Diese Daten mussten alle einwandfrei in Vault übernommen werden. Dass hier Daten verloren gehen würden, war die größte Sorge bei BÄR. Daher nahm sich das Unternehmen mehr als zwei Jahre Zeit, um die Datenmigration und Anwendung in verschiedenen Vault-Versionen zu testen. Unterstützt wurde BÄR in diesem Findungsprozess von der NTI Kailer GmbH, die das Unternehmen bereits seit fast 20 Jahren in IT-Fragen betreut. "Ziel war, dass wir weder langsamer in unserer Arbeitsweise werden, noch, dass sich unsere Konstrukteure wesentlich schwerer in der Anwendung tun", erläutert Rainer Straub. Das Vault-Update von 2019 überzeugte die verantwortlichen Konstrukteure.
Fehlerfreie Verknüpfung mit der Schnittstelle zum ERP
Neben der fehlerfreien Datenmigration bestand die zweite Herausforderung in der Verknüpfung von Vault und des factwork ERP-Systems über eine bidirektionale Standard-Schnittstelle von NTI Kailer. Über diese werden Daten von Vault ans ERP-System und umgekehrt übermittelt. "Die Schnittstelle ist für uns elementar. Daten, die vorher miteinander kommuniziert hatten, mussten das unbedingt auch nach der Umstellung tun können – sonst hätten wir Chaos", erläutert Rainer Straub. Daher hat NTI Kailer die Workflows immer wieder an die Bedürfnisse der Maschinenbauer angepasst.
Konzept der NTI Deutschland ERP-Schnittstelle
Jobserver spart Zeit und Nerven
Begeistert zeigt sich Rainer Straub auch vom Vault Jobserver: Viele Schritte, die die Konstrukteure vorher bei jedem einzelnen Teil immer wieder tätigen mussten, laufen nun automatisiert ab: "Sobald wir die Konstruktion im Vault freigeben, bedeutet das für den Jobserver ‘Action’: Er erstellt automatisch drei Dateien, die der Blechlieferant benötigt – eine DXF-, eine STEP und eine PDF-Datei, aktiviert die Schnittstelle, übergibt die Dateien ans ERP-System und die Neutralformate an den Artikel; und das alles automatisch, man muss nichts mehr manuell machen", begeistert sich Rainer Straub. "Zusätzlich werden die Konstrukteure hier von NTI FOR VAULT (ehemals NTI TOOLS Vault Publish) unterstützt, das automatisiert bei Artikelfreigabe die Nebendokumente erzeugt. So arbeiten sie wesentlich effizienter", ergänzt Sven Ludwig von NTI.
Professionelle Betreuung von Anfang bis Ende
Wichtig auf dem Weg zu Vault waren auch die Schulungen, die NTI Kailer durchführte. PSP und Vault unterscheiden sich in Anwendung und Möglichkeiten grundlegend. "Wir konnten BÄR zeigen, dass Vault auch Arbeitsabläufe verbessert. Zum Beispiel beim Workflow der Artikellebenszyklen: Hier werden jetzt nur noch die Artikel freigegeben. Auf diese Weise laufen die Revisionsstände im neuen System immer synchron", beschreibt der Experte von NTI Kailer.
Die lange Testphase entpuppte sich schließlich sogar als Vorteil: Zwei Konstrukteure von BÄR konnten sich intensiv mit der Testumgebung auseinandersetzen und Feedback an NTI Kailer geben. Dadurch lernten die Mitarbeiter von NTI Kailer viel über die Anforderungen und Bedürfnisse bei BÄR und konnten die Schulungen entsprechend ausrichten. Besonders hervorheben möchte Rainer Straub den Coaching Tag: "Ein paar Wochen nach Umstellung auf Vault kam Herr Ludwig zu unseren Konstrukteuren und schaute ihnen einen Tag über die Schulter. Dabei hat er uns viele hilfreiche Tipps gegeben, so dass wir uns in der neuen Umgebung leichter tun."
Die eigentliche Umstellung von PSP auf Vault Professional fand im März 2020 statt und dauerte durch die große Datenmenge knapp eine Woche. In drei Schritten wurden zunächst die Daten exportiert, dann umgewandelt und schließlich wieder importiert. Das Fazit von Rainer Straub ist positiv: "Wir haben zwei Jahre getestet – dann mussten wir nur noch den Schalter umlegen und alles hat funktioniert. Das war uns wichtiger, als den Umstieg möglichst schnell über die Bühne zu bringen."
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